Le carnet sanitaire est un document essentiel en entreprise, et plus particulièrement pour les établissements où la gestion de l’eau, de l’hygiène et de la sécurité est primordiale pour les visiteurs et les collaborateurs. Il permet de centraliser toutes les informations relatives à la maintenance des installations sanitaires et techniques ainsi que celles réalisées pour les différents équipements comme les réfrigérateurs, les chambres froides, etc. Le carnet sanitaire regroupe aussi tous les relevés et tous les contrôles qui sont effectués pour garantir la conformité aux réglementations en vigueur dans la prévention des risques sanitaires.
Dans cet article, nous allons aborder trois grands thèmes :
- La définition du carnet sanitaire dans les entreprises et les domaines qui sont concernés par ce document.
- Le détail des règles qui encadrent ce document
- Les avantages de mettre en place un carnet sanitaire digitalisé
Qu’est-ce que le carnet sanitaire en entreprise ?
Le carnet sanitaire en entreprise est un document de suivi. En effet, il va permettre d’assurer la traçabilité et la conformité des installations sanitaires et techniques, ainsi que celle des différents équipements des bâtiments. Il concerne notamment :
- Les réseaux d’eau potable et d’eau chaude sanitaire appelé aussi ECS.
- Les installations de climatisation et de ventilation
- Les systèmes de chauffage et de distribution d’eau
- Les équipements soumis à des obligations d’entretien comme les piscines, les douches, les réservoirs, etc.
- Les équipements en contact avec les denrées alimentaires
- Les équipements assurant le respect de la chaîne du froid
- Etc.
Pour faire simple, le carnet sanitaire assure la traçabilité de l’ensemble des équipements qui sont jugés comme sensibles aux risques de contamination bactériologique. Il est principalement mis en place dans les entreprises et les établissements qui reçoivent du public (les ERP), les industries agroalimentaires, les hôpitaux, les établissements scolaires et toutes les structures où le respect des normes d’hygiène et sanitaire sont essentielles.
1. Les objectifs du carnet sanitaire en entreprise
Comme nous l’avons évoqué au-dessus, le carnet sanitaire en entreprise a pour objectif principal de relever et maîtriser les risques liés à l’eau, à la qualité de l’air et à l’hygiène des différentes installations techniques. Il permet de :
- Prévenir les contaminations bactériennes, comme par exemple la légionellose qui est une maladie grave pouvant se propager via les réseaux d’eau mal entretenus.
- Garantir la qualité sanitaire de l’ensemble des installations, pour cela les interventions de contrôles permettent de s’assurer que les équipements respectent les normes en vigueur.
- Faciliter le suivi des interventions de maintenance, dans ces interventions on va retrouver le nettoyage des équipements, la désinfection, l’analyse de l’eau, le remplacement des équipements défectueux, etc.
- Prouver la conformité des installations et des équipements, en cas de contrôle par les autorités sanitaires ou lors des audits internes, le carnet sanitaire est le document à présenter pour montrer la conformité de l’établissement.
2. Le contenu du carnet sanitaire en entreprise
Le carnet sanitaire en entreprise regroupe plusieurs types d’informations essentielles :
L’identification des installations concernées
Il convient d’indiquer le descriptif détaillé des équipements surveillés : réseau d’eau, chaudières, réfrigérateurs, tours aéroréfrigérantes, etc., et la localisation précise de l’installation dans le bâtiment.
L’historique des interventions
Pour chacune des interventions qui est réalisée, il convient d’inscrire dans le carnet sanitaire :
- La date des différentes opérations de maintenance et d’entretien
- Le type de l’intervention réalisée : nettoyage, désinfection, réparation, remplacement, etc.
- Le résultat des contrôles et des analyses sanitaires
Les consignes de gestion sanitaire
Dans cette partie, nous allons retrouver la fréquence des contrôles et les maintenances préventives. Ainsi que les mesures de prévention des risques sanitaires à respecter. C’est ici, par exemple, que l’information du port des gants va être inscrite. En dernier point, il sera indiqué le plan d’action qui doit être réalisé en cas de détection d’anomalies.
La réglementation du carnet sanitaire en entreprise
La mise en place du carnet sanitaire pour la gestion des installations et des équipements est soumise et encadrée par plusieurs textes réglementaires. Le non-respect de ces obligations expose les chefs d’établissement mais aussi employeurs à des sanctions administratives et pénales.
Les obligations réglementaires en matière de gestion sanitaire
1. La réglementation autour de la gestion de l’eau et la prévention des légionelles
Trois grands textes régissent la prévention autour de la qualité de l’eau :
- Le Décret n° 2001-1220 du 20 décembre 2001, impose aux entreprises des obligations de surveillance des installations de production et de distribution d’eau chaude sanitaire. L’objectif est de réduire les risques de prolifération bactérienne, notamment la légionelle.
- L’Arrêté du 1er février 2010 quant à lui fixe les seuils réglementaires de concentration en légionelles et les actions correctives à mettre en place en cas de détection de la bactérie dans le réseau d’eau.
- Le Code de la santé publique des articles R1321-1 à R1321-66 encadre la qualité de l’eau potable et les contrôles sanitaires obligatoires.
2. Les obligations spécifiques pour les ERP, ERT et les entreprises classées à risque
De par les visiteurs ou les salariés présents dans ces établissements, plusieurs réglementations sont à respecter :
- L’article R4225-2 du Code du travail, impose aux employeurs de garantir un accès à une eau potable et saine aux salariés.
- La Norme NF T90-431, précise les méthodes d’analyses des légionelles dans les réseaux d’eau.
3. Les obligations pour le maintien de la chaîne du froid
- L’arrêté du 21 décembre 2009, précise les obligations pour les commerces de détail. On y retrouve notamment les informations pour le respect des températures selon la typologie des denrées alimentaires.
Les sanctions en cas de non-respect des obligations sanitaires
Comme pour chaque réglementation, le non-respect de celle-ci entraîne un risque pour le responsable de l’établissement. Pour le carnet sanitaire en entreprise, les sanctions possibles sont les suivantes :
- Des amendes administratives.
- La fermeture temporaire ou définitive de l’établissement si le risque sanitaire est avéré.
- Une mise en cause de la responsabilité du chef de l’établissement ou de l’employeur en cas d’intoxication ou de maladie contractée par un visiteur ou un salarié.
Les avantages de la digitalisation du carnet sanitaire en entreprise
L’évolution des technologies a impacté positivement de nombreux secteurs, à commencer par celui-ci de la sécurité en entreprise. Aujourd’hui de nombreuses entreprises font le choix d’opter pour des outils qui facilitent leur quotidien et les aident à gagner en productivité. C’est le cas du carnet sanitaire digitalisé que nous vous proposons. Avec registresecurite.com, vous allez améliorer la gestion de vos obligations sanitaires, simplifier vos contrôles et assurer la traçabilité de vos opérations.
Améliorer le suivi et la traçabilité de vos opérations
En digitalisant votre carnet sanitaire en entreprise, vous allez bénéficier de plusieurs avantages au quotidien :
- Une meilleure accessibilité des informations. Dans votre espace registresecurite.com, vous allez pouvoir regrouper et centraliser toutes vos informations dans un seul environnement. De plus, grâce à notre application mobile, vous allez pouvoir accéder aux informations en mobilité directement depuis votre smartphone.
- Un historique détaillé et structuré. Toutes les interventions et toutes les actions que vous allez réaliser autour de votre carnet sanitaire sont inscrites et retracées dans votre écosystème registresecurite.com.
- Des alertes automatiques et paramétrables. Dès lors qu’une intervention est en retard ou qu’un contrôle est manquant, vous êtes informé. Grâce aux notifications, vous ne loupez plus aucune information et vous pouvez réaliser les actions nécessaires ou relancer vos prestataires ou collaborateurs.
Réduction des erreurs et des oublis
L’erreur est humaine, mais quand on parle de sécurité, l’erreur n’a pas sa place. Avec la digitalisation, vous allez pouvoir :
- Supprimer les documents papier qui peuvent être facilement perdus ou altérés.
- Automatiser les rappels pour les contrôles périodiques et les maintenances. Grâce à cette automatisation, vous n’aurez plus besoin de « ne pas oublier de, penser à ». La solution registresecurite.com s’occupe de vous rappeler les événements et les programmes pour vous.
- Créer en temps réel les analyses nécessaires au maintien de la sécurité.
Sérénité pour les audits et les contrôles réglementaires
Nous savons que les contrôles dans les établissements sont sources de stress avec les documents papiers car ils peuvent être perdus ou non renseignés. Grâce à notre outil vous allez pouvoir gagner en sérénité car :
- L’accès aux informations est rapide et lors des contrôles, vous n’avez pas à chercher l’ensemble des documents.
- La génération de différentes synthèses est possible et vous pouvez les envoyer aux autorités compétentes pour justifier votre respect des normes en vigueur.
Gain de temps et optimisation réelle des coûts
Il est probable que vous vous interrogiez sur les bénéfices de l’investissement d’un outil tel que celui proposé par registresecurite.com. Sachez que vous allez réaliser des économies car :
- Vous allez réduire les coûts liés à l’impression et à l’archivage de toutes vos obligations réglementaires actuellement sous format papier.
- La gestion des interventions techniques sera performante, ce qui vous évitera des coûts liés à des interventions inutiles ou des interventions qui ont eu lieu à cause d’une mauvaise maintenance des équipements.
- Les ressources humaines de vos établissements seront optimisées grâce à une meilleure planification des tâches et une automatisation des processus.
Conclusion
Le carnet sanitaire en entreprise est un document et un outil indispensable pour assurer la sécurité sanitaire des installations et garantir la sécurité de vos visiteurs et de vos employés. C’est lui qui vous permettra votre conformité réglementaire. Sa gestion rigoureuse permet d’éviter et de prévenir les risques sanitaires, notamment ceux liés à la qualité de l’eau et à l’entretien de l’ensemble des équipements techniques.
Grâce à la digitalisation et à registresecurite.com, ce document est encore plus performant, grâce au suivi en temps réel, à une meilleure traçabilité et à une gestion beaucoup plus efficace. Toutes les entreprises soumises au carnet sanitaire ont intérêt d’adopter un outil numérique pour optimiser les coûts et se conformer avec simplicité aux obligations légales, tout en gagnant en productivité et en sérénité.
Pour obtenir votre devis pour le carnet sanitaire en entreprise, contactez notre équipe au 02 51 62 45 08 ou par mail à l’adresse commerce@registresecurite.com.