L’importance du registre des visiteurs : obligations et enjeux pratiques
Que doit détenir un registre des visiteurs ?
Le registre des visiteurs aussi appelé « registre des entrées et sorties », n’est pas obligatoire mais est fortement recommandé pour plusieurs catégories d’établissements comme les établissements recevant du public (ERP) et les établissements recevant des travailleurs (ERT).
Parmi ces catégories d’établissements, nous retrouvons, par exemple :
- Les entreprises qui accueillent des clients ou des partenaires.
- Les institutions publiques et privées qui reçoivent du public.
- Les bâtiments industriels et commerciaux dans lesquels des fournisseurs ou sous-traitants viennent.
Pourquoi il est essentiel de tenir à jour un registre visiteur ?
Le registre visiteur en entreprise a plusieurs fonctions clés :
- Un registre visiteur bien tenu est une garantie de sécurité pour l’ensemble des visiteurs. En cas d’incident, il permet de savoir précisément qui est présent dans l’établissement et combien de personnes doivent être prises en charge.
- Il permet de gérer les interventions d’urgence. Si un accident ou un incident a lieu et que tout le monde est évacué du bâtiment, il va falloir que les secours vérifient que tout le monde a bien été évacué. À l’aide du registre des visiteurs, ils pourront faire un appel et ainsi vérifier que plus personne n’est présent dans l’établissement.
- Il a un rôle de contrôle pour tracer les flux. En renseignant tous les visiteurs qui entrent et sortent de l’établissement, le registre visiteur permet de garantir la transparence des flux et devient alors un élément crucial dans la prévention des risques.
Le cadre réglementaire : quelles sont les obligations légales ?
Dans le cas où vous décidez de mettre en place un registre des visiteurs pour simplifier la gestion des flux dans vos établissements, vous êtes automatiquement soumis à une obligation : respecter les normes RGPD. Vous devez donc vous référer au Règlement Général sur la Protection des Données publié en 2016 et mettre en place tous les moyens nécessaires pour protéger les données personnelles de vos visiteurs. Pour en savoir plus sur vos obligations liées au RGPD, vous pouvez consulter le site de la CNIL.
Les avantages de la digitalisation dans la gestion des entrées et sorties de vos visiteurs
Une gestion plus intuitive et plus efficace des informations
La digitalisation de votre registre des visiteurs va vous permettre d’automatiser toutes les tâches répétitives et d’éliminer les erreurs humaines qui peuvent porter préjudice à la sécurité de vos établissements. En complément avec la solution registresecurite.com et son module « entrée / sortie », vos visiteurs vont gagner en autonomie car ils vont pouvoir s’enregistrer seuls via leurs téléphones et un QR code affiché à l’entrée de vos bâtiments. Cette fonctionnalité vous permettra de ne pas avoir besoin de confier cette tâche chronophage à un membre de votre personnel. De plus, vous pourrez depuis votre espace consulter en temps réel toutes les informations et les exporter si besoin.
Le renforcement de la sécurité et de la traçabilité
Depuis votre environnement numérique, vous allez pouvoir bénéficier de plusieurs fonctionnalités qui vont simplifier votre quotidien :
- Vous pourrez centraliser toutes vos données: Tous les enregistrements que vous allez faire seront stockés dans une base de données sécurisée ce qui vous permettra une consultation rapide en cas d’urgence.
- Des alertes en cas d’oubli sont automatiquement générées : Notre solution registresecurite.com relance automatiquement tous vos visiteurs qui n’auraient pas indiqué leurs sorties. Cette relance vous permet d’avoir un registre visiteur à jour.
- Le suivi en temps réel: Vous pouvez donner les accès aux membres de votre personnel pour qu’ils puissent accéder en quelques clics à la liste des personnes présentes.
Votre conformité réglementaire optimisée
Avec un outil digitalisé comme celui que nous vous proposons, vous allez pouvoir assurer votre conformité plus simplement, grâce par exemple à :
- La conservation des données simplifiée en suivant les recommandations de la CNIL.
- La mise en place des processus de consentement intuitif et explicite dans la collecte des informations personnelles.
- La simplification des audits grâce à l’extraction des informations.
L’expérience est meilleure pour vos visiteurs et vos équipes
Avec la digitalisation de votre registre des visiteurs, vous allez simplifier l’expérience des visiteurs et réduire considérablement la charge administrative de vos équipes d’accueil. En effet, le gain de temps est optimal grâce à l’enregistrement rapide et en autonomie des visiteurs. Et, la coordination des services est meilleure car tous ont la possibilité d’accéder aux informations en temps réel.
Focus sur la solution registresecurite.com : l’outil de gestion innovant et complet
Notre outil de dématérialisation des obligations réglementaires est composé de plusieurs modules à savoir : le registre de sécurité, la gestion du bâtiment, le plan de prévention, le registre d’accessibilité, le DUERP, le permis de feu, et le module des entrées / sorties qui est celui qui va vous permettre de gérer votre registre des visiteurs.
Les fonctionnalités clés du module « Entrée / sortie »
- Enregistrement simplifié via un QR code
Dès leur entrée dans vos établissements, vos visiteurs vont pouvoir scanner un QR code affiché dans votre bâtiment. Ce scan va leur permettre de renseigner leurs informations rapidement et ainsi s’enregistrer et signaler leur entrée.
- Suivi des flux en temps réel
Tous les membres de votre personnel à qui vous aurez donné accès pourront accéder en un clic à la liste des personnes présentes dans vos établissements. Cet accès individualisé permet à chacun de consulter ou exporter les informations si les droits sont ouverts à l’utilisateur.
- Les rappels automatiques
Grâce aux rappels automatiques, vos visiteurs reçoivent une notification en cas d’oubli d’enregistrer leur sortie. Ce suivi proactif garantit un registre constamment à jour, sans effort supplémentaire de votre part.
Conclusion
La tenue d’un registre des visiteurs est un élément essentiel pour garantir la sécurité et la traçabilité au sein des établissements. En optant pour une solution numérique comme celle que nous vous proposons, les entreprises et institutions bénéficient d’une gestion simplifiée, conforme et sécurisée. Cette transition vers la digitalisation est non seulement une avancée technologique, mais également un levier pour améliorer l’efficacité organisationnelle et répondre aux exigences légales.
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