Pour assurer la sécurité et la conformité réglementaire des établissements, il est indispensable d’avoir une gestion efficace des interventions et de la maintenance. Cette gestion permet d’assurer la pérennité des bâtiments. Avec l’évolution technologique, des logiciels de gestion des interventions se sont imposés comme des outils indispensables pour les gestionnaires de bâtiments. Parmi ces solutions, le module de gestion du bâtiment proposé par notre solution registresecurite.com, se distingue par ses fonctionnalités complètes et son interface intuitive et fonctionnelle.
L’importance de la gestion des interventions et de la maintenance des bâtiments
La gestion des interventions, dans les établissements, englobe l’ensemble des actions réalisées pour maintenir ou rétablir le bon fonctionnement des installations d’un bâtiment. Cela inclut la planification des maintenances préventives et la réalisation de ces travaux, la gestion des pannes imprévues, le suivi des réparations et la coordination avec les prestataires externes et internes.
Une gestion efficace des interventions permet aux responsables d’établissements plusieurs actions :
- Assurer la sécurité des occupants : En garantissant que toutes les installations fonctionnent correctement, on minimise les risques d’accidents et ainsi, on limite les dommages corporels.
- Prolonger la durée de vie des équipements : Une maintenance régulière prévient les défaillances majeures et prolonge la longévité des installations.
- Optimiser les coûts : La prévention est souvent moins coûteuse que les réparations d’urgence.
- Garantir la conformité réglementaire : Les bâtiments doivent respecter des normes strictes en matière de sécurité et d’entretien. En planifiant les interventions, les obligations sont ainsi tenues à jour.
Les contraintes de la gestion traditionnelle
La gestion manuelle des interventions, via des classeurs ou encore des fichier Excel, présente plusieurs inconvénients :
- Risque d’oubli : Sans système automatisé, certaines interventions peuvent être négligées. Ces oublis peuvent avoir de graves conséquences pour les biens physiques, mais aussi les personnes présentes dans l’établissement.
- Manque de traçabilité : Il est difficile de suivre l’historique des interventions sans enregistrement systématique. Les fichiers peuvent parfois être perdus ou tout simplement non mis à jour.
- Communication inefficace : La coordination entre les différentes parties prenantes peut être laborieuse. L’échange de mail entre les responsables de l’établissement et les prestataires prend du temps et parfois certains mails peuvent rester sans réponse. Cette communication non-productive peut mettre en péril l’établissement et représente une contrainte majeure avec le manque de traçabilité.
- Temps de réaction lent : Sans notifications automatiques, les interventions urgentes peuvent être retardées. Les différentes parties n’ont pas forcément la notion de l’urgence comme l’information n’est pas présente ou qu’elle est oubliée comme aucune notification vient rappeler l’information.
Les avantages des logiciels de gestion des interventions
Les logiciels dédiés à la gestion des interventions et de la maintenance offrent une solution aux défis précédemment mentionnés. Avec le module gestion du bâtiment vous pourrez :
- Automatiser des tâches : Planification automatique des maintenances préventives et envoi de rappels.
- Centraliser des informations : Tous les documents et historiques sont accessibles en un seul endroit.
- Améliorer la communication : Les parties prenantes peuvent collaborer efficacement via la plateforme.
- Suivre en temps réel : Les gestionnaires peuvent surveiller l’état des interventions en cours et passées.
Présentation du module de gestion du bâtiment de registresecurite.com
Le module de gestion du bâtiment de registresecurite.com est une solution accessible en ligne et sur les téléphones. Il est conçu pour faciliter la gestion des interventions et la maintenance des bâtiments. Il offre une gamme complète de fonctionnalités adaptées aux besoins des secteurs industriel, tertiaire, des habitats collectifs, des ERP, des ERT et tous les autres établissements quel que soit leur taille.
Les fonctionnalités principales
- Gestion des anomalies : Cette fonctionnalité développée en interne par notre équipe, permet de signaler et de suivre les anomalies constatées jusqu’à leur résolution. Les utilisateurs peuvent générer une anomalie directement sur l’outil en ligne ou via l’application mobile, puis créer une intervention pour la prise en charge de cette anomalie.
- Demandes de devis : Ici, vous allez pouvoir faciliter la demande de devis pour résoudre une anomalie signalée. Les utilisateurs peuvent renseigner l’activité concernée et solliciter des prestataires enregistrés. Ils auront la possibilité de dupliquer la demande auprès de plusieurs professionnels pour comparer les devis. Cela signifie qu’à partir du moment où vous déclarer une anomalie, vous allez pouvoir maîtriser votre budget en comparant les prix de vos prestataires. Ce comparatif vous permettra de sélectionner celui qui a selon vous le meilleur rapport qualité / prix.
- Demandes d’interventions : Dans cet onglet de la solution, les utilisateurs peuvent planifier et de gérer des interventions en réponse aux anomalies déclarées. En quelques clics vous pourrez demander à votre prestataire d’intervenir et ainsi simplifier votre relation avec les professionnels concernés.
Les avantages spécifiques de la solution registresecurite.com
- Accessibilité en ligne : La solution est entièrement dématérialisée, permettant un accès facile et intuitif à l’ensemble des documents et fonctionnalités depuis n’importe quel appareil connecté. Pour accéder aux informations il suffit d’avoir une connexion internet.
- Personnalisation : Le tableau de bord est personnalisable, offrant une vision globale optimisée pour le pilotage de la sécurité des établissements. En quelques clics vous pouvez voir toutes les actions qui nécessitent une action de votre part. Les indicateurs et le code couleur sont personnalisables pour vous permettre d’avoir un outil parfaitement en adéquation avec votre entreprise et vos besoins.
- Notifications et rappels : Le système envoie des rappels par notification pour assurer un meilleur suivi de la sécurité des bâtiments, réduisant ainsi les risques d’oubli. Vos prestataires sont aussi alertés via un mail le lundi matin s’ils ont des interventions en retard. Ce rappel permet de ne louper aucune intervention et ainsi assurer la sécurité de vos établissements.
- Support client réactif : Une équipe dédiée est disponible pour répondre à vos questions dans l’utilisation de votre solution. Cette assistance dédiée vous permet de bénéficier de conseils personnalisés et ainsi d’utiliser pleinement toute votre solution.
- Multi-site, multi-utilisateur, multi-module : Dans votre solution vous avez la possibilité de souscrire à plusieurs modules, en complément de la gestion du bâtiment : le registre de sécurité, le registre d’accessibilité, le permis feu, le plan de prévention, les entrées / sorties, le DUERP, ou encore le carnet sanitaire qui arrivera très prochainement. Vous pourrez pour chacun des modules associer un ou plusieurs sites et donner ces accès à un ou plusieurs utilisateurs. Cette construction multiple vous permet d’avoir toutes vos informations dans un seul endroit et de paramétrer un outil qui ressemble à 100% à vos besoins.
Témoignages clients
Vous vous demandez ce que pense nos clients de notre solution ? Voici quelques témoignages qui peuvent vous intéresser :
« Plutôt réticent au départ à tous ces outils de dématérialisation, j’avoue qu’à l’usage je suis convaincu par l’efficacité de registresecurite.com. C’est vraiment un outil facilitateur pour le suivi des actions dans le respect de la réglementation. Son architecture et organisation permettent de toujours trouver rapidement les documents et/ou éléments, en consultation, pour impression ou transfert numérique. » EFFIA – Olivier BAGUET
« Depuis de très nombreuses années, je pilote 32 registres de sécurité, certains liés aux activités de mon établissement d’autres ceux des concessionnaires qui occupent des espaces au sein des ERP que je pilote. Grâce à la solution registresecurite.com j’ai vraiment trouvé l’outil de pilotage adapté à un contrôle permanent de tous les registres à l’instant T. La solution répond aux attentes de la commission de sécurité qui visite annuellement une partie de mes sites, et il est évident que piloter 15 monuments historiques, classés au patrimoine mondial de l’UNESCO, poussent à l’excellence des solutions de sécurité des personnes et des biens. Enfin j’ai trouvé en registresecurite.com un partenaire à l’écoute et plus que réactif aux besoins très précis auxquels je suis confronté et qui ont trouvé écho en retour de la part de cette société. Je les en remercie vivement » DOMAINE NATIONAL DU CHÂTEAU DE VERSAILLES – Olivier JAUNEAU
« Je suis utilisateur de la solution registresecurite.com depuis plus de 4 ans pour l’ensemble de mes sites. L’outil est communicant et permet aux équipes locales de recevoir des rappels automatiques sur les visites à venir ou en retard, les observations à traiter et l’échéance des contrats. La fonction « commission de sécurité » permet de dérouler les rapports de façon fluide. Les commissions de sécurité sont plus que favorables, l’analyse documentaire est 2 à 3 fois plus rapide avec une diffusion sur écran, ce qui permet à tous les membres d’avoir les éléments sous les yeux. Cet outil me permet d’avoir un œil sur le suivi des opérations réglementaires, des différentes interventions et une synthèse par établissement. L’équipe de la solution registresecurite.com est toujours à l’écoute et très réactive sur nos attentes et nos besoins. Ayant également les modules : plan de prévention et permis de feu, cela allège mon travail au quotidien. Je recommande fortement l’utilisation de registresecurite.com pour vos sites. » CENTRE HOSPITALIER DE DOUAI – Patrick MORANTIN