Dans le monde professionnel, la priorité absolue de tous les chefs d’entreprise doit être la sécurité des collaborateurs et des intervenants extérieurs. Le plan de prévention s’inscrit dans cette démarche, car il permet d’identifier, d’évaluer et de prévenir les risques liés à l’intervention d’entreprises extérieures dans un établissement ou un bâtiment. Avec l’essor des outils numériques, la gestion de ce plan devient plus efficace, rapide et sécurisée grâce à la mise en place d’un plan de prévention digital. Après avoir compris comment fonctionne ce document réglementé, nous vous proposons de découvrir comment la solution registresecurite.com révolutionne la création et la gestion du plan de prévention grâce à son module digitalisé.
Qu’est-ce qu’un plan de prévention et pourquoi est-il essentiel ?
Le plan de prévention est une obligation réglementaire qui est définie par la Loi française. Il est élaboré dès lors qu’une entreprise extérieure intervient dans un établissement, afin de garantir la sécurité de tous. Il est établi pour deux grands cas de figure à savoir :
- Dès que le travail à réaliser par l’entreprise extérieure représente un nombre d’heures total, égale au moins à 400 heures pour une période inférieure ou égale à douze mois. Cela s’applique que les travaux soient continus ou discontinus. Le document doit aussi être établi si en cours de l’exécution des travaux le nombre d’heures doit atteindre les 400 heures.
- Si les travaux sont dangereux comme le stipule l’arrêté du 19 mars 1993 et celui du 10 mai 1994 pour les établissements agricoles, il est obligatoire d’établir un plan de prévention.
Ce document est essentiel pour :
- Analyser les risques liés à la coactivité entre les différentes parties.
- Définir des mesures de prévention pour éviter les accidents du travail et les incidents.
- Clarifier les responsabilités entre l’entreprise utilisatrice et l’entreprise intervenante.
La mise en place du plan de prévention passe par trois grandes étapes clé pour sa réalisation :
L’évaluation des risques spécifiques à l’intervention.
Dans cette étape, il est possible de réaliser une visite préalable avec les deux parties dans les lieux où auront lieu les travaux. L’évaluation des risques permet de définir les phases d’activités dangereuses et de définir ensemble les moyens de prévention qui peuvent être mis en place pour éviter les accidents et les incidents.
La rédaction et la validation du document.
L’entreprise utilisatrice (c’est l’entreprise dans laquelle sont réalisés les travaux) va rédiger le document. Dans celui-ci, nous allons retrouver diverses informations comme la nature des travaux, les dates, le lieu, les moyens mis à disposition, les habilitations des prestataires, les moyens de secours, l’analyse des risques ou encore les divers documents liés au plan de prévention. Certains éléments peuvent être à faire renseigner par l’entreprise extérieure (le prestataire), cela s’avère souvent très compliqué. C’est pour cela qu’un plan de prévention digital va simplifier le remplissage du document, mais aussi sa signature. En effet, dès que le document est complètement renseigné, il est obligatoire qu’il soit signé par les deux parties. Souvent avec les plans de prévention papier la signature n’est pas faite ce qui met les entreprises en non-conformité face à leurs obligations.
La communication et le suivi des mesures auprès des parties concernées.
Avant et pendant les travaux, il est indispensable pour les deux parties de communiquer entre elles sur les mesures qui ont été mises en place pour éviter les accidents. Mais aussi d’échanger sur les mesures qui pourraient être mises en place si cela s’avère nécessaire.
La réalisation du plan de prévention est fondamentale, mais son processus est souvent perçu comme lourd, chronophage et est souvent source d’oublis et d’erreurs. C’est pour simplifier la réalisation de ces documents et vous accompagner au quotidien que nous avons créé dans notre solution registresecurite.com un module dédié à 100% au plan de prévention.
Les avantages de la digitalisation du plan de prévention
Le numérique a complètement transformé la manière dont les entreprises gèrent l’ensemble de leurs obligations réglementaires. Le plan de prévention digital présente de très nombreux atout pour toutes les sociétés qui sont soumises à la réalisation de ce document.
Gain de temps considérable
Avec un plan de prévention digitalisé, c’est fini les documents papiers qui sont dispersés voire même perdu. Vous pouvez aussi oublier les échanges interminables par mail et par téléphone avec vos prestataires pour obtenir les informations essentielles à la réalisation du document. La centralisation des informations sur un outil comme celui proposé par registresecurite.com vous permet de gagner du temps dans la réalisation des documents, mais aussi dans leur validation. En quelques clics, vous pouvez demander à votre prestataire de renseigner ses informations, de relire le document et de le signer. Tout se fait en ligne et les données sont stockées et sécurisées.
Fiabilité accrue
Une solution digitalisée réduit drastiquement les risques d’erreurs humaines. La mise à disposition des modèles permet d’éviter l’oubli d’informations essentielles et les alertes paramétrables permettent de ne pas prendre de retard. Elles permettent aussi d’avoir le document complet et signé par les deux parties avant le début des travaux et ainsi de respecter les obligations réglementaires.
Accessibilité optimisée
Les parties prenantes peuvent consulter et signer le plan en ligne, depuis n’importe quel endroit et à tout moment. Notre solution vous propose de créer et de signer les documents sur un ordinateur, mais aussi directement sur votre smartphone ce qui vous permet une mobilité totale.
Archivage sécurisé
Les documents sont stockés directement dans votre espace, garantissant une conservation conforme aux exigences légales et une disponibilité immédiate en cas de contrôle. Vous avez aussi la possibilité de partager très simplement vos plans de prévention grâce à des boutons disponibles en deux clics. Ils vous permettent d’envoyer le document par mail ou de les télécharger.
Registresecurite.com : Une solution complète pour un plan de prévention digitalisé
Le module de plan de prévention digital proposé par registresecurite.com se distingue par sa simplicité d’utilisation et ses fonctionnalités avancées. Voici un aperçu des fonctionnalités que vous pourrez retrouver dans notre solution :
Une interface intuitive et ergonomique
Notre solution a été pensée pour que les utilisateurs non-experts en informatique puissent créer et gérer en toute simplicité leur plan de prévention.
Modèles prédéfinis personnalisables
Pour simplifier la réalisation du plan de prévention digital, nous mettons à la disposition des utilisateurs de notre solution des modèles. Ils permettent de structurer rapidement les informations essentielles à la réalisation du document. Nous offrons aussi la possibilité de personnaliser les modèles ou de créer ses propres modèles pour avoir des documents parfaitement adaptés à vos besoins.
Signatures électroniques intégrées
En digitalisant votre plan de prévention, vous n’avez plus besoin de faire circuler les documents papier. Les signatures se font directement depuis le smartphone. Cette signature électronique vous permet une validation rapide du document par les deux parties.
Gestion collaborative en temps réel
Les deux entreprises peuvent travailler ensemble en remplissant chacune les informations du document qui la concerne. La communication et la coordination sont simplifiées.
Notifications et rappels automatiques
Pour vous éviter d’oublier des informations importantes, nous mettons à votre disposition la possibilité de paramétrer des notifications dans la solution. Vous pourrez choisir celles que vous souhaiterez recevoir. Ce paramétrage vous permet de ne pas être pollué par des informations qui ne vous sont pas essentielles.
Pourquoi choisir Registresecurite.com pour votre plan de prévention ?
En choisissant la solution registresecurite.com, vous bénéficiez d’un outil performant, conçu pour répondre aux exigences réglementaires tout en simplifiant votre gestion quotidienne. Grâce à la digitalisation, vous réduisez vos contraintes administratives, améliorez la sécurité de vos équipes et gagnez en efficacité grâce à une organisation plus efficace.
Vous êtes prêt à rejoindre le mouvement et à digitaliser vos plans de prévention ? Contactez-nous et demandez votre devis. Notre équipe est à votre disposition du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 par mail à l’adresse contact@registresecurite.com ou par téléphone au 02.51.62.45.08.